Case Studies
Professora Auxiliar Gestão e Organizações, Nova SBE
Publicado em 26 de Março de 2025 em 19:38
O planeamento é a espinha dorsal para o sucesso de qualquer PME. Ele oferece clareza de objetivos, permite o controlo e potencializa oportunidades de crescimento. Mais do que um simples exercício numérico, o orçamento é uma ferramenta estratégica para otimizar recursos e criar valor para a organização.
Deverá ser a bússola orientadora, com o passo a passo para a atividade do negócio. Neste artigo, vamos explorar como planear de forma inteligente, desde a definição de objetivos estratégicos até à gestão eficaz de custos e a importância de monitorar o desempenho financeiro.
O primeiro passo para criar um planeamento inteligente é definir os objetivos estratégicos para o negócio durante o período a planear. Esses objetivos devem refletir as prioridades do negócio, tais como: lançamento de um novo produto ou expansão para novos mercados ou áreas geográficas. É fundamental que esses objetivos estejam alinhados com a visão de longo prazo da empresa e com o propósito que a diferencia da concorrência. Sem metas bem definidas, o orçamento perde a capacidade de direcionar os recursos de maneira estratégica.
Com base nos objetivos, é importante identificar as fontes de rendimento e de despesa esperadas. Os rendimentos podem ser estimados através de uma análise aos valores históricos, para compreender as tendências ao longo do tempo e a sazonalidade. Além disso, considere novas fontes de receita ou aumentos nas já existentes, em consonância com os objetivos estratégicos. Por exemplo, se o objetivo for entrar num novo mercado, avalie o impacto que isso terá na receita futura.
As despesas devem ser categorizadas entre fixas (como, por exemplo, renda ou salários) e variáveis (como matérias-primas ou comissões), de forma a poder identificar o nível mínimo de atividade, ou ponto de equilíbrio do negócio. Este ponto de equilíbrio representa quanto a empresa precisa de vender de forma a não reportar prejuízo nem lucro, ou seja, ter lucro igual a zero. É um dado importante para o gestor, pois sabe o nível de atividade em que passa do prejuízo para o lucro, e naturalmente terá de garantir que o negócio esteja sempre acima desse ponto de equilíbrio.
A gestão de custos é um dos pilares de um orçamento bem-sucedido. Os custos fixos, apesar de serem mais fáceis de prever, também podem representar inflexibilidade no planeamento. O objetivo será otimizar estes custos, e poderá fazê-lo através de renegociação de contratos, que vão ao encontro das necessidades do negócio; investir em eficiências que tragam poupanças a médio-longo prazo; ou através da redução de gastos que já não se enquadram nas necessidades.
Os custos variáveis estão diretamente ligados ao nível de atividade da empresa, mas também devem ser geridos de forma eficaz. Um dos pontos importantes a ter em conta é a melhoria de eficiência pela redução de desperdício e de uma melhor gestão de recursos, tanto a nível operacional como administrativo e financeiro. É útil também perceber que tipo de atividades pode compensar subcontratar a uma empresa externa e que atividades é melhor internalizar. Outro ponto também a considerar é a aquisição em grandes quantidades: que pode baixar os custos unitários através de descontos de quantidade, mas é importante ter em conta o custo adicional com inventário e o impacto nos fluxos de caixa.
Para muitas PME, a sazonalidade é uma realidade que pode causar flutuações no nível de atividade e no fluxo de caixa. Nestes casos, é necessário considerar esta flutuação para garantir que a empresa não entra em incumprimento nos meses de baixo volume. O planeamento financeiro é extremamente importante nestes casos, pois permitirá identificar estas situações e prever reservas que venham a cobrir as necessidades durante esse período.
O planeamento não termina com a elaboração do orçamento. A monitorização contínua é essencial para garantir que o negócio permaneça no caminho certo. Após a preparação do orçamento com as estimativas do que se espera que venha a ser a atividade, é essencial que durante o período de atividade haja uma monitorização regular e atempada das despesas e receitas.
Dependendo do nível de atividade e dos recursos disponíveis, a monitorização pode ser feita em tempo real ou diariamente, ou pelo menos mensalmente. Quanto maior a regularidade do acompanhamento, melhor visibilidade da atividade haverá. As PME devem usar os recursos que têm à disposição, quer seja a aplicação bancária ou ERP, ou mesmo através de uma folha de Excel que permita um acompanhamento da atividade. Idealmente deverá haver uma categorização das despesas e receitas, e uma comparação com o planeado no orçamento. Com base nas análises atempadas e regulares, tome medidas corretivas rapidamente para ajustar gastos ou aumentar receitas. Além disso, use os insights da monitorização para identificar oportunidades, como um aumento de investimento em áreas com maior retorno.
O planeamento financeiro é mais eficaz quando abrange toda a equipa. Os funcionários que estão na linha de frente, como vendas ou operações, têm informações valiosas sobre o desempenho do negócio e podem contribuir para criar estimativas mais realistas. Além disso, o comprometimento da equipa em cumprir o planeado é fundamental para o sucesso do orçamento.
Outra medida essencial é ter um plano de contingência. Se a receita esperada não for alcançada ou se surgirem despesas imprevistas, um plano B bem definido garantirá que a empresa continue a operar sem grandes interrupções.
Planear de forma inteligente é mais do que uma prática administrativa: é uma estratégia essencial para o crescimento e a resiliência das PME. Um orçamento bem estruturado, aliado à gestão eficiente de recursos e à monitorização contínua, oferece às empresas a base necessária para prosperar num mercado competitivo.
Agora é o momento de agir. Reveja os seus objetivos estratégicos, analise receitas e despesas, e implemente essas práticas para transformar o seu planeamento num aliado poderoso do sucesso do seu negócio.
Para mais informações consulte o programa Nova SBE Voice Leadership Initiative.
